Email pada dasarnya adalah alat komunikasi personal,maka jika seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada anda, maka jangan mengirim kembali informasi tadi ke forum umum, seperti : kelompok grup atau mailing-list .
b. Jangan Membicarakan Orang Lain .
Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apa lagi kejelekkam-kejelekkannya. Berhati-hatilah terhadap apa yang anda tulis. Email memiliki fasilitas bernama "forward", yang mengizinkan si penerima akan meneruskannya (forward) ke orang lain.
c. Jangan Gunakan Huruf Kapital .
Seperti halnya membaca surat kabar atau surat, membaca pesan email yang menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Tapi disamping itu, terutama dalam tata krama berkomunikasi dengan email/chat, pengguna huruf besar [kapital] biasanya dianggp berteriak atau marah. Mungkin saja maksudnya hanya untuk memberi tekanan pada maksud anda.
d. Jangan Terlalu Banyak Mengutip
Hati-hati dalam melakukan balasan (replay). Fasilitas 'replay' dari sebagian besar program mailer biasanya akan mengutip pesan asli yang anda terima secara otomatis kedalam isi surat anda. Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban e-mail, usahakan menghapus bagian-bagian yang relevan saja.
e. Jangan Gunakan CC
Jika anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang (misalnya di mailing-list), usahakan atau hindari mencantumkan nama-nama pada baris CC. Jika Anda melakukan hal itu,semua orang yang menerimai email anda, akan bisa melihat alamat-alamat email orang lain. Umumnya orang tidak suka bila alamat emailnya dibeberkan didepan umum. Selalu gunakan BCC (blind carbon coppy). Dengan cara ini setiap orang hanya bisa melihat alamat emainya sendiri.
f. Jangan Gunakan Format HTML .
Jika Anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan anda,jangan gunakan format HTML tanpa anda yakin bahwa program email rekan anda bisa memahami kode HTML. Jika tidak, pesan anda sama sekali tidak terbaca atau kosong, sebaiknya, gunakan plain text .
g. Jawablah Secara Masuk Akal.
Jawablah setiap pesan email secara masuk akal, jangan menjawab dua tiga pertannyaan dalam satu jawaban. Apalagi, menjawab pesan email yang panjang lebar,dan anda menjawab dalam satu kata: "good" Wah, ini sangat menyebalkan.
h. Gunakan Singkatan Yang Sudah Lazim Diguakan, Untuk Efisiensi Penggunaan Kata.
Untuk efisiensi penggunaan kata, frase atau istilah By The Way (= ngomong-ngomong) disingkat menjadi BTW . In May Opinion (=menurut hemat saya) disingkat IMO .
Tidak ada komentar:
Posting Komentar